Eine spannende Woche lag vor den Event Men, gleich 4 Veranstaltungen an 4 verschiedenen Orten standen auf der Agenda, den Anfang machte eine Jahreshauptversammlung im Raum Frankfurt. Das Dorint Hotel in Obersursel war der schicke Veranstaltungsort. Oberursel ist übrigens die zweitgrößte Stadt im Hochtaunuskreis.
JHV im Raum Frankfurt/Main
Wir als Event Men Veranstaltungstechnik sind sehr gern in der Region Frankfurt unterwegs und haben dort, neben etlichen Konferenzen und Tagungen, bereits den Festeinbau von Tonanlagen, etwa im Restaurant „Alex“ im Main-Taunus-Zentrum (MTZ) durchgeführt und auch Personenführungsanlagen für Baustellenbesichtigungen vermietet.
Nun schon zum zweiten Mal waren wir für die JVH der Hyundai Partner gebucht und da bereits die erste Veranstaltung über eine Empfehlung zustande kam, war dies ein weiterer Beweis, dass sich gute Arbeit auszahlt. Es war exakt die gleiche Konferenztechnik Frankfurt angefordert, wie im Jahr zuvor und so wussten wir, was bei dieser Jahreshauptversammlung im Raum Frankfurt auf uns zukommen würde.
Konferenztechnik für die Jahreshauptversammlung
Wir waren, um alles entspannt angehen zu können, bereits wieder am Vortag angereist. Nach Ankunft galt es zunächst einmal eine Bühne zu bauen. Auf dieser 8×2 Meter großen Bühne sollte später der Vorstand Platz finden. Hierfür lieferten wir 8 Bühnenpodeste an und bugsierten diese durch den labyrinthartigen Keller des Dorint-Hotels in Oberursel. Die Nivtec-Bühnenpodeste sind zum Glück sehr leicht und lassen sich einfach zusammenstecken, nachdem man die „Füße“ angebracht hat. Wir brauchten auf diese Weise nur etwa 30 Minuten für den Aufbau der Bühne, inklusive einer Treppenstufe und dem Skirting. Das Skirting sorgt dafür, dass man von vorn nicht unter die Bühnenpodeste schauen kann. Gleichzeitig ist somit Platz für die Kisten der gemieteten Veranstaltungstechnik.
Anschließend bauten wir die Soundanlage für die über 100 Teilnehmer der Jahreshauptversammlung auf. Wir wählten hier eine Frontbeschallung mit 4 Lautsprechern, da die Tischreihen bis an die Seiten des Saales gebaut waren. Dadurch bestand keine Möglichkeit hier Lautsprecherboxen zu positionieren.
Nun galt es die Mikrofone einzumessen. Gleich 11 an der Zahl waren angefordert. Für die Jahreshauptversammlung im Raum Frankfurt wurden 6 Headsets und 5 Handmikrofone gebraucht. Das sogenannte „Einpfeifen“ ist sehr wichtig, um Rückkopplungen während der laufenden Konferenz zu vermeiden. Die Funkmikrofone (in unserem Fall immer von Sennheiser) werden bewusst in den Bereich des Feedbacks gebracht und die Frequenzen, welche die Rückkopplungen auslösen, dann mittels EQ abgesenkt. Ein Prozedere welches durchaus die meiste Zeit des Aufbaus der Konferenztechnik Frankfurt in Anspruch nehmen kann, sich aber auf jeden Fall lohnt.
Videotechnik für die Jahreshauptversammlung
Natürlich wird auf Konferenzen in Frankfurt und Umgebung auch Videotechnik benötigt. In modernen Hotels und Tagungsräumen ist diese, in der Regel, bereits vorhanden und festinstalliert. Das war und ist natürlich auch im Dorint-Hotel in Oberursel der Fall. Gleich zwei Videobeamer samt großer Leinwände standen für die JHV zur Verfügung.
Allerdings wurde auch ein Vorschaumonitor benötigt, welcher es den Vortragenden ermöglichen sollte, das Geschehen auf den Videoleinwänden zu verfolgen, ohne sich ständig umdrehen zu müssen. Dafür hatten wir einen 40 Zoll – Bildschirm dabei, welchen wir vor der Bühne platzierten. Übrigens, falls es keine Videotechnik am Veranstaltungsort gibt, liefern wir gern auch Laserbeamer, verschieden große Leinwände und/oder Monitore in der Region Frankfurt/Main an.
Ingesamt benötigten wir 3 Stunden für den Aufbau der Konferenztechnik Frankfurt, sicher ist dies auch schneller möglich – wir wollten es aber, wie immer, sehr genau und ordentlich machen, das zahlt sich auf Tagungen immer aus. Gegen 23 Uhr waren wir fertig und freuten uns auf die verdiente Nachtruhe.
Beginn der Jahreshauptversammlung im Raum Frankfurt
Am nächsten Morgen gingen wir frisch und ausgeruht ans Werk. Zuerst stand ein kurzer Technikcheck an und wir versorgten alle Funkmikros samt Headsets mit neuen Batterien. Der Präsentations-Laptop (den man übrigens ebenfalls bei uns mieten kann) wurde angeschlossen und das Bildsignal mittels eines stromversorgten HDMi-Splitters auf die zwei Videobeamer und den Vorschaumonitor verteilt.
Währenddessen trafen die Teilnehmer der Jahreshauptversammlung ein, bekamen ihre Namensschilder und labten sich am Frühstücksbuffet. Dann füllte sich der Saal und die JVH im Raum Frankfurt nahm ihren Lauf. Wir verfolgten vom FOH aufmerksam das Geschehen und schalteten die benötigten Mikrofone ein oder eben aus. Durch die 4 Lautsprecher unseres Konferenztechnik-Paketes waren die Sprachbeiträge im ganzen Saal problemlos zu verstehen. Natürlich waren auch die Themen der Automobil-Industrie und in diesem Falle der Hyundai-Händler sehr interessant.
Nach der Mittagspause, wir waren ebenfalls zum Essen eingeladen, war der Hersteller vor Ort und stellte sich denn Fragen und Problemen der Händler.
In den Pausen kontrollierten wir den Ladestand der Batterien in den Funkmikrofonen und wechselten dieses gegebenenfalls.
Die Zeit verging wie im Fluge und es ist immer ein gutes Zeichen, wenn wir als Konferenztechnik-Dienstleister für Frankfurt nicht wahrgenommen werden. Gegen 17 Uhr war die Jahreshauptversammlung im Dorint-Hotel Oberursel beendet. Unser Arbeitstag war aber noch nicht vorbei, denn es galt die Tagungstechnik samt Bühne abzubauen. Erfahrungsgemäß dauert der Abbau in etwa ein Drittel bis die Hälfte des Aufbaus. Kabel lösen und wickeln, verpacken, Bühnenpodeste auseinandernehmen und verstauen, standen nun auf dem Programm. Unsere Routine in diesen Dingen spart uns aber ordentlich Zeit.
Nach der Jahreshauptversammlung im Raum Frankfurt machte sich ein Teil von uns auf, die Energie Konferenz in Leipzig zu begleiten. Auch hier galt es wieder eine Bühne zu installieren, aber dazu mehr im anderen Blogbeitrag.
Wir freuen uns bereits jetzt auf den nächsten Auftrag für Veranstaltungstechnik in Frankfurt am Main. Im nächsten Jahr sind wir übrigens schon wieder fest für die Jahreshauptversammlung im Raum Frankfurt engagiert.
Eure Event Men – Frankfurt