In der Automobilbranche werden jährlich vermutlich hunderte Tagungen und Konferenzen ausgerichtet, daher ist es nicht verwunderlich, dass auch wir als Event Men die eine oder andere betreuen dürfen, diesmal eine Konferenz in Köln. Es handelte sich um die Jahreshauptversammlung einer Interessenvertretung.
Nach Aufträgen in Baunatal bei Kassel sowie einer Tagung in Frankfurt am Main war es nun bereits das 3. Mal in Folge, dass wir von unserem Auftraggeber für eine derartige Konferenz in Köln gebucht wurden. Uns freut das natürlich sehr, bestätigt es doch, das wir den Ansprüchen gerecht werden.
Aufbau für die Tagung in Köln
Um den Veranstaltungstag entspannt angehen zu können, erledigten wir den Aufbau der Konferenztechnik Köln bereits am Vortag. Veranstaltungsort war das Leonardo Royal Airport Köln, welches verkehrstechnisch gut angebunden in der Nähe des Flughafens liegt.
Für die Konferenz in Köln, an der etwa 70 Personen teilnahmen, wurde eine entsprechende Soundanlage benötigt. Hier nutzten wir 3 aktive Zeilenlautsprecher, welche gerade für Sprachübertragung ideal sind.
Der Aufbau war schnell erledigt. Ingesamt benötigten wir für die aktiven Lautsprecher nicht viel Platz, da keine Endstufe vorgeschalten wurde. Das Ton-Signal kann per XLR-Kabel durchgeschleift werden. Zwei der Lautsprecher positionierten wir für eine Frontbeschallung und einen weiteren im hinteren Sitzbereich. Der Schall konnte daher sehr gleichmäßig übertragen werden. Wichtig ist uns dabei immer, dass es nicht an einer Stelle des Veranstaltungsraumes sehr laut sein muss, sondern das alle Teilnehmer der Konferenz in Köln gut hören können und nicht vom Sound „erschlagen“ werden. Manche Konferenztechnik-Anbieter stellen meist eine sehr starke Frontbeschallung, was in den ersten Reihen als unangenehm empfunden werden kann. Da Tagungen und Konferenzen, wie auch diese in Köln, meist über einen langen Zeitraum laufen, kann eine zu hohe Laustärke für die Zuhörer sehr anstrengend sein.
Funkmikros und Videotechnik für die Konferenz
Unser Kunde wünschte sich erneut 7 Handsendemikrofone. Headsets waren nicht angefordert, da die Funkmikrofone bei dieser Kölner Konferenz zwischen den Rednern wechseln sollten. Fünf dieser handlichen Mikrofone von Sennheiser waren für den Vorstand reserviert. Zwei weitere sollten für Publikumsfragen bereit stehen. Es galt die Funkmikrofone bereits einmal einzumessen. Außerdem war es wichtig, freie Frequenzen zu finden, damit später während der Tagung in Köln keine Störsignale auftreten würden. Natürlich ist dieser Test nur bedingt aussagekräftig, da es einen Tag später, mit viel Publikum im Saal, schon wieder ganz anders aussehen kann. Bei dieser Konferenz in Köln sollten sich aber keine Probleme einstellen.
Etwas Videotechnik Köln war auch gemietet. Allerdings handelte es sich nur um einen Vorschaumonitor. Hier stellten wir einen 40 Zoll – TV zur Verfügung, den wir in unserer Event-Technik Vermietung für Köln vorrätig haben. Hinzu kam noch ein HDMi-Splitter, der das Bild des Laptops für den Monitor und die Beamer ausgab. Videobeamer und passende Videoleinwände wurden, wie in den meisten Fällen, von der Location, in diesem Fall vom Leonardo Hotel Köln, gestellt.
Roundabout 2 Stunden dauerte der Aufbau der Konferenztechnik für Köln, wir hatten keinen Zeitdruck und wollten alles so gut wie möglich vorbereiten.
Ablauf der Konferenz in Köln
Am nächsten Morgen, dem Veranstaltungstag, waren wir wieder pünktlich eine Stunde vor Beginn der Konferenz im Leonardo Royal Airport Hotel Köln und führten noch einmal einen kurzen Check der Tagungstechnik durch. Außerdem wurde der Präsentations-Laptop angeschlossen und mit dem Vorschau-Monitor und den zwei Beamern samt Leinwänden gekoppelt. Natürlich kontrollierten wir auch den Batteriezustand der Funkmikrofone. Dann begann die Konferenz mit unserer Veranstaltungstechnik in Köln.
Mittels des Präsentationslaptops, den wir übrigens bei Bedarf auch zur Verfügung stellen können, wurden die Themen des Tages angezeigt und Punkt für Punkt abgearbeitet und diskutiert. Da nicht jede Rednerin ein eigenes Mikrofon zugewiesen bekommen hatte, galt es die Lautstärke und gegebenenfalls den Klang anzupassen. Manch einer hält das Funkmikrofon weit weg und wieder andere benutzen es wie einen Zeigestab. In diesen Fällen gilt es aufmerksam zu sein und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.
Ab und an gab es Fragen aus dem Publikum und die Mikofone „bewegten“ sich quer durch den Raum, aufgrund der gleichmäßigen Verteilung der Lautsprecher im Saal und der damit verbundenen gleichmäßigen Lautstärke, gab es aber auch hier keine Feedback-Probleme.
Apropos Feedback – hier bekamen wir wieder ein sehr gutes und sind daher auch im nächsten Jahr wieder dabei. Außerdem erhielten wir einen weiteren Auftrag für die technische Betreuung einer Jahreshauptversammlung in Berlin noch in diesem Jahr.
Außerdem freuen wir uns bereits jetzt auf weitere spannende Aufträge in Köln, seien es Konferenzen oder die Betreuung einer PFA (Personenführungsanlage).
Euer Event Men – Team