Diese Tagung in Erfurt führte uns direkt an die berühmte Krämerbrücke in der Altstadt. Bei der Veranstaltung setzten wir unter anderem Tischsprechstellen ein. Unser Einsatz sollte der Auftakt zu einer Reihe von Tagungen sein, die wir für diesen Verband durchführen durften. Im weiteren Text gehen wir übrigens auch näher auf das System der Tischsprechstellen ein und erklären, wo sie ihre Vorteile haben.
Veranstaltungsort der Tagung in Erfurt
Manchmal beginnt ein Auftrag schon bei der Anlieferung mit der ersten kleinen Herausforderung. Für die Verbandsausschusssitzung des Deutschen Angelfischerverbandes (DAFV) im April 2024 waren wir mit der Veranstaltungstechnik in Erfurt im Einsatz. Ursprünglich war als Veranstaltungsort das Dorint Hotel vorgesehen. Im Laufe der Planung änderte sich die Location jedoch und die Sitzung fand schließlich im Hotel Krämerbrücke statt – mitten in der Erfurter Altstadt und nur wenige Schritte von der berühmten Krämerbrücke entfernt.
Das Vier-Sterne-Hotel Krämerbrücke ist schon durch seine Lage ein besonderer Ort für Tagungen in Erfurt. Zum Hotelensemble gehört der historische „Alte Schwan“, dessen Geschichte bis ins Mittelalter zurückreicht. Bereits im Jahr 1310 wurde an dieser Stelle ein Fuhrhof erwähnt, in dem Kaufleute mit ihren Wagen einkehren konnten. Der „Alte Schwan“ zählt heute zu den ältesten Profanbauten Erfurts. Mitte der 1990er-Jahre wurde das historische Gebäude dann unter Berücksichtigung des Denkmalschutzes umgebaut und durch einen Hotelneubau ergänzt. So verbindet das Hotel heute ein Stück Erfurter Stadtgeschichte mit den Möglichkeiten eines modernen Tagungshotels, wie wir selbst erleben durften. Und mit der Krämerbrücke und den Fachwerkhäusern der Altstadt praktisch direkt vor der Tür bekommt eine Tagung hier natürlich auch gleich ein wenig Erfurter Flair.
Aufbau mit Hindernissen
Eine schöne Lage für eine Tagung – für einen Veranstaltungstechniker allerdings nicht unbedingt die einfachste Adresse zur Anlieferung der Tagungstechnik Erfurt. Rund um die Krämerbrücke ist einiges los, Park- und Haltemöglichkeiten direkt am Hotel sind begrenzt und mit Veranstaltungstechnik möchte man schließlich auch nicht mehrere Straßen weit laufen.
Zum Glück hatten wir keinen Zeitdruck. Aufbau und Einrichtung der Technik erledigten wir bereits am Vorabend. Außerdem waren wir bei diesem Auftrag ausnahmsweise zu zweit unterwegs, weil wir gemeinsam von einem vorherigen Auftrag kamen. So konnten wir die etwas komplizierte Anlieferung ganz entspannt lösen und anschließend in Ruhe mit dem Aufbau beginnen. Danach genossen wir bei einem Bier noch das Treiben in dem beliebten Erfurter Viertel.
Und auch wenn die Anlieferung mitten in der Erfurter Altstadt zunächst etwas mehr Organisation erforderte, hatte die Lage natürlich ihren Reiz. Direkt an der Krämerbrücke Veranstaltungstechnik aufzubauen und zwischendurch einen Blick auf die historische Altstadt zu haben, ist schließlich auch für uns nicht alltäglich.
etwa 40 Teilnehmer und ein langer Vorstandstisch
Wir waren im Veranstaltungsraum Wieland III und für die rund 40 Teilnehmer der Tagung in Erfurt war dieser parlamentarisch eingerichtet. In den Reihen saßen jeweils ungefähr zehn Teilnehmer, während frontal dazu der Vorstand des Verbandes Platz nehmen sollte. Blöcke, Kugelschreiber und Getränke hatte das Hotel bereits auf den Tischen vorbereitet.
Für uns standen vor allem die zahlreichen Wortbeiträge im Mittelpunkt. Bei einer Verbandsausschusssitzung werden Tagesordnungspunkte abgearbeitet, diskutiert und Beschlüsse vorbereitet. Unter anderem standen Themen rund um die Satzung und die Arbeit der Satzungskommission auf der Tagesordnung.
Damit jeder Teilnehmer die Wortbeiträge unabhängig von seinem Sitzplatz gut verstehen konnte, verteilten wir zunächst vier Lautsprecher im Raum. Dadurch muss der Ton nicht mit hoher Lautstärke nur von vorn kommen, sondern lässt sich wesentlich gleichmäßiger über den gesamten Tagungsraum verteilen.
Optional hatten wir auch Videobeamer und Leinwand angeboten, diese wurden aber letztendlich vom Hotel Krämerbrücke gestellt. Mittlerweile ist es üblich, dass moderne Tagungshotels Videotechnik anbieten. Der Vorteil ist in der Regel, dass diese fest im Raum installiert ist. Allerdings ist unser Tipp an alle Organisatoren einer Konferenz oder Tagung in Erfurt, sich genau über die vorhandene Veranstaltungstechnik zu informieren. Gern helfen wir bei der Einschätzung, ob die vorhandene Tagungstechnik ausreichend ist. Hier im Hotel Krämerbrücke in Erfurt war aber alles paletti.
Tischsprechstellen als Teil der Tagungstechnik Erfurt
Insgesamt kamen so zwölf drahtlose DICENTIS-Tischsprechstellen von Bosch mit Schwanenhalsmikrofonen zum Einsatz. Diese sind in großen Transportkisten verpackt und müssen nur zusammengesteckt werden.
Solche Tischsprechstellen sind etwas anderes als einfach zwölf Mikrofone auf einen Tisch zu stellen. Sie bilden ein komplettes Diskussionssystem. Die einzelnen Sprechstellen kommunizieren drahtlos mit einem zentralen Wireless Access Point, über den das System gesteuert wird. Bosch setzt dabei auf Standard-WLAN-Technologie mit eigener Verwaltung der Funkverbindungen.
Für Veranstaltungen hat das einen ganz praktischen Vorteil: Zwischen den einzelnen Plätzen müssen keine langen Mikrofonleitungen über den Konferenztisch verlegt werden. Gerade in Hotels, historischen Gebäuden oder Räumen, die nur vorübergehend für eine Tagung eingerichtet werden, lässt sich das System dadurch schnell aufbauen und wieder entfernen.
Wann lohnen sich Tischsprechstellen?
Besonders interessant sind solche Systeme bei Vorstandssitzungen, Verbandsversammlungen, Konferenzen und größeren Diskussionsrunden. Also überall dort, wo nicht nur ein Referent spricht, sondern wo, wie auf der Tagung in Erfurt, viele Teilnehmer regelmäßig das Wort ergreifen.
Statt ein Funkmikrofon durch den Raum reichen zu müssen, hat der Teilnehmer sein Mikrofon direkt vor sich und kann einen Wortbeitrag anmelden. Das System kann anzeigen, wer sprechen möchte und wer gerade sprechen darf. Bei den Geräten mit Touchscreen lässt sich sogar die Redner- beziehungsweise Wortmeldeliste anzeigen.
Interessant ist auch die sogenannte Dual-Use-Funktion. Damit können zwei Teilnehmer eine DICENTIS-Sprechstelle gemeinsam nutzen. Gerade bei langen Konferenztischen kann das die Zahl der benötigten Geräte reduzieren. Durch das bewegliche Schwanenhalsmikrofon lässt sich das Mikrofon entsprechend zum jeweiligen Sprecher ausrichten.
Eine weitere Möglichkeit ist ein speziell konfigurierter Vorsitzendenplatz. Dieser erhält eine Prioritätsfunktion und damit besondere Rechte innerhalb des Diskussionssystems. Das ist beispielsweise bei geleiteten Sitzungen praktisch, bei denen der Vorsitzende die Diskussion steuert.
Ein kleines Display mit überraschend vielen Möglichkeiten
Die erweiterten DICENTIS-Geräte verfügen über einen 4,3-Zoll-Touchscreen. Darüber können beispielsweise Informationen zur Sitzung oder zu Wortmeldungen dargestellt werden. Sogar ein eigenes Firmen- oder Veranstaltungslogo lässt sich für jedes einzelne Event hochladen.
Bei einer Verbandsveranstaltung könnte dort also beispielsweise das Logo des DAFV erscheinen. Das ist technisch für die eigentliche Tonübertragung natürlich nicht notwendig, macht aus den einzelnen Mikrofonplätzen aber ein deutlich individuelleres Konferenzsystem.
Je nach Konfiguration kann DICENTIS noch wesentlich mehr. Bosch bietet unter anderem Funktionen für Teilnehmeridentifikation und Abstimmungen an. Bei den Extended-Geräten ist dafür auch ein NFC-Leser integriert.
Damit eignet sich das System nicht nur zur Tonübertragung, sondern auch für Sitzungen, bei denen Wortmeldungen strukturiert organisiert oder Abstimmungen durchgeführt werden sollen.
Ein kompletter Sitzungsmitschnitt der Tagung in Erfurt
Neben den zwölf Tischsprechstellen stellten wir für die Veranstaltung noch zwei Standmikrofone auf Funkbasis bereit. Wir hatten neben der Betreuung der Veranstaltung noch die Aufgabe, einen Mitschnitt der Tagung in Erfurt anzufertigen.
Mit modernen Tonanlagen ist das eigentlich kein Problem, allerdings „vergessen“ manche Teilnehmer in der Aufregung des Geschehens, gern mal, die Tischmikrofone einzuschalten. Dafür waren die beiden permanent aufzeichenden Mikrofone gedacht.
So zahlte sich eine gute Mikrofonierung dabei gleich doppelt aus. Sie sorgt zunächst für gute Sprachverständlichkeit im Raum und liefert gleichzeitig ein sauberes Audiosignal für die spätere Dokumentation. Gerade heute ist das interessant, weil hochwertige Sprachaufnahmen anschließend auch als Grundlage für eine automatische Transkription verwendet werden können.
Der Ablauf der Sitzung
Am Samstag konnte die Verbandsausschusssitzung dann von 9 bis 14 Uhr wie geplant stattfinden. Wir hatten gut gefrühstückt und fanden uns pünktlich im Hotel Krämerbrücke ein. Vor Beginn der Tagung in Erfurt überprüften wir noch einmal unsere komplette Tagungstechnik für Erfurt. Alles funktionierte wie vorgesehen und nach und nach trafen die Teilnehmer aus nahezu allen Bundesländern ein und nahmen ihre Plätze ein.
Mit der Eröffnung der Sitzung starteten wir auch den Mitschnitt. Unser digitales Soundcraft-Mischpult bietet die praktische Möglichkeit, die Audiosumme direkt auf einem angeschlossenen USB-Stick aufzuzeichnen. Im Idealfall kann man dem Auftraggeber damit nach Ende der Veranstaltung unmittelbar den fertigen Mitschnitt übergeben.
Bei wichtigen Aufzeichnungen verlassen wir uns allerdings grundsätzlich nicht auf nur einen Aufnahmeweg. Erfahrungen aus früheren Veranstaltungen haben uns gezeigt, dass auch bei einer scheinbar unkomplizierten USB-Aufzeichnung etwas schiefgehen kann. Deshalb lief während der gesamten Tagung parallel eine zweite Aufnahme über unseren Mac und eine externe Soundkarte. Doppelt hält in diesem Fall tatsächlich besser – schließlich lässt sich eine fünfstündige Verbandsausschusssitzung nicht einfach noch einmal wiederholen und das Tagungsprotokoll ist enorm wichtig.
Nach der Eröffnung ging es an die einzelnen Tagesordnungspunkte. Dabei entstanden immer wieder interessante und teilweise lebhafte Diskussionen rund um die Angelfischerei und die Arbeit der einzelnen Landesverbände in Deutschland. Für uns als Veranstaltungstechniker für Erfurt ist es bei solchen Tagungen durchaus spannend, neben unserer eigentlichen Arbeit auch etwas von den behandelten Themen mitzubekommen. Man erhält Einblicke in Bereiche, mit denen man im normalen Arbeitsalltag kaum Berührungspunkte hat, und erfährt ganz nebenbei immer etwas Neues.
Der Schlammpeitzger blieb hängen
So blieb uns beispielsweise der Schlammpeitzger in Erinnerung, der im Zusammenhang mit dem Fisch des Jahres zur Sprache kam. Ein Thema, über das wir uns vor dieser Tagung vermutlich eher selten Gedanken gemacht hätten.
Insgesamt erlebten wir die Atmosphäre während der Tagung in Erfurt als ausgesprochen angenehm. Natürlich wurde über einzelne Themen engagiert diskutiert – genau davon lebt schließlich eine solche Verbandsausschusssitzung. Trotzdem blieb die Stimmung aus unserer Sicht jederzeit sachlich und entspannt. Für uns war es damit nicht nur ein technisch reibungsloser Einsatz, sondern auch eine interessante Tagung in Erfurt, bei der wir selbst den einen oder anderen neuen Einblick mit nach Hause nehmen konnten.
Unser Fazit der Tagung in Erfurt
Der Einsatz in Erfurt zeigt dabei ganz gut, dass professionelle Tagungstechnik nicht unbedingt aus einer riesigen Menge Equipment bestehen muss. Entscheidend ist vielmehr, dass die Technik zur Art der Veranstaltung passt. Und wenn bei einer Sitzung viele Menschen miteinander diskutieren sollen, können Tischsprechstellen wie das Bosch-DICENTIS-System eine ausgesprochen elegante Lösung sein.
Übrigens war diese Veranstaltung der Auftakt zu weiteren Veranstaltungen für den Deutschen Angelfischerverband in ganz Deutschland. Ein Zeichen dafür, dass wir auf der Tagung in Erfurt ganze Arbeit geleistet hatten. So führte uns die Zusammenarbeit beispielsweise für eine weitere Konferenz nach Oldenburg, aber dazu später in einem anderen Blogbeitrag mehr.
Eure Event Men für Erfurt
P.S. Sie planen ebenfalls gerade eine Tagung in Erfurt? Fein, nutzen Sie doch gern unser Anfrageformular dafür. Wir freuen uns darauf.